HUKUK MAHKEMELERİ ÖN BÜROSU ÇALIŞMA ESASLARI
ÖN BÜROYA EVRAK TESLİMİ
Dilekçelerin Ön Büro'ya teslimi ancak dilekçe sahibi tarafından kimlik ibraz etmek suretiyle (vekili ya da yetki belgesi verdiği kişiler tarafından; stajyerler ve takip memurlarına muvaffakatname ibrazı suretiyle ) yapılabilecektir. ( İstinai durumlarda İlgili Mahkeme Hakimi'nin veya Yazı İşleri Müdürünün yazılı görüşü doğrultusunda hareket edilecektir.) Ön Bürolara verilen her türlü evrak, dilekçe ile Mahkemesi, dosya numarası ve dosyadaki taraf ismi belirtilmek suretiyle sunulacaktır.
İş Sahipleri tarafından Ön Büroya verilen dilekçelerle ilgili olarak dilekçe üzerinde herhangi bir hata olması durumunda, gereği dilekçenin sunulduğu mahkemesi tarafından yerine getirilecektir.
A- Dilekçeler : Ön Bürolara verilen ıslak imzalı karekodlu dilekçeler, evraklar taranıp, gerekli ise avans ve harçları vezneye yatırıldıktan sonra, ilgili mahkemenin iş listesine aktarılacaktır.
B- İstinaf ve Temyiz Dilekçeleri : İlk Derece Mahkemelerinin dosyalarına sunulan temyiz ve istinaf dilekçeleri vezneye gerekli harç ve masraflar yatırıldıktan sonra dilekçe taranıp Mahkemenin iş listesine aktarılacaktır.
İstanbul Bölge Adliye Mahkemeleri ilamlarına yapılan Temyiz Başvuru dilekçeleri Hukuk Mahkemeleri Muhabere veya Hukuk Mahkemeleri Ön Bürosundan kabul edilerek işlem yapılacaktır.
C-Davadan ve Yasa Yollarından Feragat : Davadan Vazgeçme, Davayı Kabul, İstinaftan Feragat Temyizden Feragat v.b. gibi dilekçeler ön büro tarafından gerekli kimlik tespiti işlemi yapıldıktan sonra mahkemenin iş listesine aktarılacaktır.
D-Mazeret Dilekçeleri : Mazeret dilekçeleri Ön Büro tarafından kabul edilerek tarandıktan sonra ilgili mahkemenin iş listesine aktarılacaktır. Duruşması bir sonraki gün olan mazeret dilekçeleri ise büromuzca teslim alınıp, gün içerisinde ön büro mübaşirleri tarafından mahkemelerine zimmet karşılığı teslim edilecektir. Aynı gün duruşması olan mazeret dilekçeleri ise ön bürolarca teslim alınmayacaktır.
Mahkeme hakiminin mazeretli olması durumunda sunulan dilekçeler mahkeme yazı işleri müdürü havalesi doğrultusunda ön büroda tarama işlemi yapılacaktır.
E-Derkenar İşlemleri : Ön Bürolar tarafından Tehir-i icra talepli Temyiz ve İstinaf edildiğine ilişkin ayrıca dava açıldığına ilişkin derkenar işlemleri ön bürolar tarafından yapılacaktır. Vekil tarafından uyap üzerinden sunulan derkenar talepleri ise ilgili mahkemelerinden veya ön bürolardan yapılabilecektir. Bunların dışında kalan diğer derkenar talepleri ise (dosyanın İstinaf'a veya Yargıtay'a sevk tarihine ilişkin UYAP sisteminde görülemeyen işlemler) mahkemesince değerlendirilecektir.
F- Kurum ve Kuruluşlardan Tarafından Mahkemelerden İstenilen Yazılara Cevap Verilmesi: Kurum ve Kuruluşlar tarafından mahkemelerden istenilen yazılara mahkemeler tarafından cevap verilecektir.
G-Adli Birimler Tarafından Mahkemelerden İstenilen Yazılara Cevap Verilmesi: Adliye içi ve Adliye dışı tüm birimlerden Mahkeme dosyalarına ait bilgi ve belge talebine ilişkin tüm müzekkerelere Mahkemelerince cevap verilecektir.
H- Müdahale Dilekçeleri: Müdahale talebinde bulunan taraflarca sunulan Müdahale talebine ilişkin dilekçeler Ön Bürodan kabul edilecektir ancak Ön Büro ekranlarından taraf ekleme yetkisi olmadığından gerekli harç tahsil işlemleri ilgili mahkemece; müdahale talebinde tarafın UYAP'ta dosyaya taraf olarak eklendiği takdirde büromuz tarafından da yapılabilecektir. Aksi takdirde harç işlemleri mahkemesince yerine getirilecektir.
I- UYAP Sisteminde Kaydı Olmayan Eski Dosyalara Sunulan Dilekçeler: UYAP sisteminde kaydı olmayan eski dosyalara ilişkin dilekçe ve evraklar doğrudan mahkemesine teslim edilecektir. Sistemde kayıtlı olmayan dosyaların mahkemesince UYAP kaydı açıldıktan sonra ilgili dosyaya sunulan dilekçelerin işlemi Ön Büro tarafından işlem yapılacaktır.
3- DOSYA İŞLEMLERİ
A- Dosya İnceleme : Bu işlem doğrudan Mahkemesinde yapılacaktır.
B- Dosyadan Fotokopi Alma : Dosyada taraf olarak yer alan dilekçe sahibi tarafından kimlik ibraz etmek suretiyle ( vekili ya da yetki belgesi verdiği kişiler tarafından; stajyerler ve takip memurlarına muvaffakatname ibrazı suretiyle ) dilekçe ile istediği belgeler Ön Büro personelince Ön büro yakınındaki fotokopi noktasına sistem üzerinden gönderilerek, talepte bulunan gerekli fotokopi ücretini ödemesi karşılığında kendisine teslim edilecektir. Sistemsel arıza durumlarında ve dosyanın çok kapsamlı olması durumlarında iş sahipleri mahkemesine yönlendirilecektir. ( İstinai durumlarda Mahkeme Hakimi'nin veya Yazı İşleri Müdürünün yazılı görüşü doğrultusunda hareket edilecektir.)
C- Dosya Akıbeti Sorulması : Taraflara dosya içeriğiyle ilgili kimlik kontrolleri sağlanmak suretiyle duruşma gün ve saati, dosyada yapılan iş ve işlemler, kalan avans bilgileri, ara kararlarla ilgili yapılacak işlemler, dosyanın durumu hakkında ön büroya başvurarak bilgi alabilecektir.
D-'' Aslı Gibidir'' İşlemleri :
İlgilisi tarafından UYAP'ta üretilen evrakların talep edilmesi halinde suret harcının yatırılmasından sonra ''UYAP ÇIKTISIDIR bu evrakın 5070 Sayılı Kanun gereğince E-imza ile imzalandığı tasdik olunur'' şeklinde kaşe basılarak verilecektir.
Dosyanın tamamı veya herhangi bir bölümü aslı gibidir olarak istenildiği takdirde ise suret harcının yatırılmasından sonra ''UYAP'taki suretinin aynısıdır'' kaşesi ile birlikte onaylanarak verilecektir.
Bunların haricinde sunulan herhangi bir evraka şerh düşülmeyecektir.
E-Avans ve Harçların Ödenmesi : Avans ve harçların alınması işlemleri Ön Büroca yapılacaktır. Harç ( Islah Harcı, Bakiye Karar Harcı, Başvurma Harcı, Karşı Dava Harcı, Keşif Harcı, İstinaf Harcı v.s. ) Masraf ( Teminat, İstinaf Avansı, Gider Avansı, Delil Avansı, Depo Bedeli v.b.)
Bilirkişi Ücreti ödemesi işlemleri Mahkemesinde yapılacaktır.
4- ASIL EVRAK İŞLEMLERİ
A- Bilirkişi Raporu : Bilirkişi raporu ilgili bilirkişisi tarafından bir nüshası Ön Büroda taratılıp, Mahkeme iş listesine aktarıldıktan sonra, alındı belgesine ilgili bilirkişi tarafından "rapor aslı tarafımca mahkemesine teslim edilecektir" yazıp imzaladıktan sonra rapor aslı ve dosyası ilgili bilirkişi tarafından Mahkemesine elden teslim edilecektir. Ön Büro zimmet raporlarında bilirkişi raporları ayrıca mahkemesine teslim edilmeyecektir.
Bilirkişi raporları haricen mahkemesi tarafından tarama için ön büroya gönderildiği takdirde üzerinde Hakim veya Yazı İşleri Müdürünün havale kaşesi yok ise tarama işlemi yapılmayacaktır.
B- Belge Asılları Teslimi : Kasada muhafaza edilmesi gereken ( çek, senet, bono, kira sözleşmesi aslı, fatura aslı v.s.) evraklar ve kıymetli evrak olarak kabul edilen belge asılları iş sahipleri tarafından doğrudan mahkemesine sunulacak, bu evraklar mahkemesince kasada muhafaza edilmek üzere teslim alınarak ilgili dilekçeye teslim alındığını içeren şerh konulması halinde ( Mahkeme kaşesi, ad, soyad sicil imza ) dilekçeler Ön Bürodan alınacaktır.
Bunun dışında dilekçe ile sunulan kıymetli evrak niteliği taşımayan ve taranması mümkün olmayan proje, arabuluculuk tutanağı, gazete, flash bellek, cd, fotoğraf v.s. Diğer evraklar ön bürodan teslim alınarak mahkemesine gönderilecektir.
5- POSTA İŞLEMLERİ
A- Posta ve Kargo Yolu İle Gelen Evraklar : Posta ve Kargo yolu ile gelen evraklar Mahkemesince teslim alınıp ve evraklara mahkemesince havale işlemi yapıldıktan sonra yine Mahkeme personeli tarafından tarama için Ön Büroya gönderilecek, taranan evrakın Ön Büro tarafından ilgili Mahkemenin iş listesine aktarılması sağlanacaktır.
B- Kurumlardan Gelen Evraklar : Tüm kurumlardan ( Resmi ve Özel Kurumlar, Bankalar) gelen müzekkere cevapları Ön Büro personeli tarafından teslim alınacak, bu evraklara Ön Büro işlemi yapılarak düzenlenen alındı belgesi iş sahiplerine verilecektir.
Kapalı zarf içersinde sunulan müzekkere cevapları ön bürodan teslim alınmayacaktır.
6- EVRAK İŞLEMLERİ
A- Havale İşlemleri : Evrakın sisteme giriş tarihi resmi havale tarihi olduğundan Ön Büro tarafından ayrıca evrak üzerinden kaşe basılmasına ve imza atılmasına gerek bulunmamaktadır.
B- Taraflara Elden Evrak Verilmesi : Ön Büroya teslim edilen evrakların Mahkemelere teslimi için davanın taraflarına verilmesi mümkün değildir. Ancak duruşması aynı gün, yakın saatte olan ve mahkeme tarafından aynı gün işlem yapılması gereken evraklara ilgili olarak Mahkeme Personeli tarafından fiziki evrak teslim alınabilecek veya mahkemesince Uyaptan çıktısı alınarak işlem yapılacaktır.
C- Ön Büroya Teslim Edilen Evrakların Mahkemelerine Teslim İşlemleri : Ön Büroya verilen evraklar ertesi gün sabah Ön Büro Mübaşirleri tarafından Mahkeme Personeline imza karşılığında teslim edilecektir.
D- Acil evrakların Ön Büroda teslim alınma işlemleri : Duruşması aynı gün olan ve Mahkeme tarafından aynı gün içinde işlem yapılması gereken evraklara ilişkin olarak ilgili mahkemesi personeli tarafından imza karşılığında Ön Bürodan teslim alınabilecek veya Uyaptan çıktısı alınarak işlem yapılacaktır.
7- TARAMA İŞLEMLERİ
Tarama : Dosya taraflarınca Ön Büroya sunulan dilekçeler Ön Büro personeli tarafından taranarak Mahkemenin iş listesine gönderilecektir. Bunların dışında Mahkemelerden taranmak üzere havale edilmiş olarak getirilen müzekkere cevapları ve posta evrakları hariç herhangi bir şekilde Mahkemeler tarafından taranması istenilen Mahkeme dosyaları Mahkeme Hakimi'nin veya Yazı İşleri Müdürünün yazılı talebi doğrultusunda hareket edilecektir.
8- UYAP EKRANLARI İŞLEMLERİ
A- Uyap Ekranları : Ön Büro ekranlarında Evrak Tipi ve Evrak Türü seçilememektedir. ( Temyiz dilekçesi- Cevap Dilekçesi - İstinaf Dilekçesi ) Ön Büroya sunulan bu dilekçeler sadece taranarak Mahkemenin iş listesine aktarılmaktadır. Bu nedenle '' Evrak Tipini ve Evrak Türünü'' Mahkeme personeli tarafından dosyasına aktarılırken belirleyecektir.
B- UYAP Sisteminin Çalışmadığı Durumlar : UYAP sisteminin çalışmadığı durumlarda süreli evraklara ilişkin işlemlerde iş sahipleri doğrudan mahkemesine yönlendirelecektir. Sunulan evraklar Mahkemesi tarafından teslim alınacak, bu evraklar bilahare UYAP sistemi çalışmaya başladıktan sonra Ön Bürolarca taranacaktır. Havalesi olmayan dilekçelerin tarama işlemi Ön Bürolarda yapılmayacaktır.